Baza podatkov je nabor zapisov podatkov. Zapis podatkov je urejen nabor parov. Posamezni par zapisa podatkov sestoji iz:

Vsaka oseba ali predmet ima več lastnosti, ki omogočajo razlikovanje od drugih oseb ali predmetov. Posamezni par zapisa podatkov določa eno lastnost osebe ali predmeta. Z zapisom podatkov tako določimo osebo ali predmet, npr. posamezno publikacijo:

Baza podatkov je nabor zapisov podatkov, ki določajo osebe ali predmete. Baza podatkov naj ne bi vsebovala enakih zapisov podatkov, saj so namenjeni razlikovanju oseb in predmetov.
Vsak zapis podatkov ima identifikator, ki sestoji iz:

Vsak zapis podatkov ima drugačno vrednost identifikacijske oznake. Identifikator (npr. COBISS.SI-ID: 65073) je namenjen predvsem urejanju nabora zapisov in iskanju.


Grafična predstavitev sestave baze podatkov

Bibliografske baze podatkov

Želja po večji preglednosti in lažjem iskanju tiskanih publikacij je vodila do bibliografskih baz podatkov. Zapis bibliografske baze podatkov vsebuje bibliografske podatke (npr. avtor, naslov publikacije, leto izida, založnik) in določa npr. knjigo, revijo ali članek.
Povezave do celotnih besedil
Zapis v bibliografski bazi podatkov lahko vsebuje tudi povezavo do celotnega besedila (npr. članka, dokumenta) na strežniku celotnih besedil (npr. spletni naslov oz. URL). Takšna povezava omogoča uporabniku neposreden dostop do vira. Dostop do celotnih besedil je lahko pogojevan s plačilom ali z naročniškim odnosom.

Baze podatkov s polnimi besedili

V bazah podatkov je možno hraniti tako podatke o publikacijah kot celotne publikacije ali dele publikacij (npr. članke, knjige, dokumente). Baza podatkov, ki vsebuje tudi celotne publikacije ali njihove dele, je baza podatkov s polnimi besedili.
Publikacije v elektronski obliki so digitalni zapisi, oblikovani v datoteke. Digitalni zapisi imajo značilen format, ki omogoča njihov prikaz v obliki, prilagojeni bralcu. Za vsako obliko digitalnega zapisa (npr. besedilo, slika, zvok, video) obstaja vsaj en format.