Iskalni podatek je par, ki sestoji iz:

Z iskalnimi podatki podamo lastnosti (npr. avtor, naslov publikacije, leto izida, založnik) predmeta (npr. knjige), za katerega iščemo zapis v bazi podatkov.

Vrste podatkov

Za iskanje po bazah podatkov uporabljamo podatke različnih vrst, npr.:

Za vrste podatkov so se uveljavile dogovorjene oznake (npr. Avtor za ime avtorja, Naslov za naslov dela).

Podatki za iskanje

V iskanju so podatki najpogosteje besede naravnega jezika. Podatki za iskanje so lahko sestavljeni iz več besed in/ali števil in/ali posebnih znakov (npr. Ca2+). Podatki so tudi zaporedja črk, številk in posebnih znakov. Besedo lahko zapišemo z velikimi ali malimi črkami, ki so za iskanje enakovredne, vendar je za iskanje prikladno pisati le z malimi črkami.

Kadar za iskanje uporabimo podatek, ki lahko pripada različnim zapisom (npr. ime Ivan, Jupiter), moramo za razlikovanje uporabiti dodatne podatke (npr. besede iz naslova, predmetno področje, naslov publikacije).
Ljudje imenom/besedam običajno priredimo miselne podobe, npr. za Jupiter privzamemo podobo planet, razen, če nam kontekst narekuje drugače, npr. Jupiter – revija, Jupiter – simfonija, Jupiter – lokomotiva. Računalnik pa tega ne zmore. Zato moramo v iskanju objekt, ki ga imamo v mislih, določiti s podatki (npr. revija Jupiter).

Primer 1: Besede kot iskalni podatek

Z besedami kolo, gorsko, izziv lahko oblikujemo podatek, npr.: izziv gorsko kolo [slika].

Primer 2: Oblika zapisa podatka

Zapisi besede: Jupiter, JUPITER in jupiter so za iskanje enakovredni [slika 1], [slika 2].

Primer 3: Kemijska formula kot podatek

Iskalni podatek: Naslov: H2O-H2O2 določa dela, ki imajo v naslovu podatek H2O-H2O2 [slika].

COBISS

Znak z diakritičnim znamenjem

ri pripravi podatkov za iskanje lahko znak z diakritičnim znamenjem (npr. č, š, ž) nadomestimo z ustreznim znakom brez diakritičnega znamenja (npr. c, s, z). V istem iskalnem okencu moramo biti pri uporabi ali opuščanju diakritičnih znamenj dosledni. Pazljivost je potrebna pri iskalnih podatkih, ki so večpomenke, kot je koš. Nadomestna oblika kos je tudi ime vrste ptic, priimek, uporablja pa se tudi v drugih zvezah, npr. kos kruha.

V nekaterih jezikih lahko dodaten znak nadomesti diakritično znamenje. Računalnik obravnava tako zapisane podatke kot različne podatke, zato je primerno pri iskanju uporabiti obe obliki.

Primer 4: Podatek z diakritičnim znamenjem šumniki

Iskalni podatek piščanec ali piscanec sta enakovredna [slika 1], [slika 2].

Primer 5: Zamenjava diakritičnega znamenja z dodatnim znakom

časih dodaten znak nadomesti diakritično znamenje. Vendar je v teh primerih treba v iskanju uporabiti obe obliki.
Primer: münchen [slika 1], ali muenchen [slika 2].

Različno zapisovanje podatkov

Za podatke (npr. imena), ki jih zapisujemo različno, v iskanju uporabimo vse različice. Osnovno iskanje je treba izvesti za vsako različico zapisa podatka.

Včasih uporabljamo več imen npr. kraji) za isti pojem. Iskanje kaže izvesti za vsako ime takšnega pojma. Iskanje z besednimi zvezami in njihovimi akronimi (npr. Evropska unija in EU) daje različne rezultate. Enako velja tudi za skovanke iz besed (besednih zvez).

Primer 6: Besedna zveza in skovanka

Iskanje po besedni zvezi ali skovanki nam da različne rezultate, zato je treba v iskanju uporabiti obe obliki.
Primer: elektronska pošta [slika 1] ali e-pošta [slika 2].

COBISS

Leto izida lahko podamo kot obdobje, tako da navedemo začetno in zaključno leto obdobja in med njima postavimo dvopičje.

Primer 7: Iskalni podatek je časovno obdobje

Iskalni podatek je obdobje med letoma 1999 in 2002 [slika].

Besede, kot so: v, s, z, na, po, pod, pri, naj, ne, ni, da, tudi, kaj, kako, ki, vsak, zelo, aradi pogostosti ne prispevajo k natančnejšim zadetkom iskanja. Pogostim besedam imenovanim stopwords, se kaže v iskanju izogibati.

Primer 8: Besedna zveza s pogostimi besedami

Če je besedna zveza, ki jo uporabimo za iskanje, sestavljena zgolj ali pretežno iz pogostih besed, priporočamo iskanje s frazo, primer "vsak dan tudi"
[slika 1], [slika 2].