Če želimo ugotoviti, ali je zapis v bazi podatkov, lahko primerjamo vrednost identifikatorja zapisa, ki ga iščemo, in vrednosti identifikatorjev zapisov v bazi podatkov.

Običajno imamo o iskanem predmetu le nepopolne podatke, identifikatorja zapisa pa ne poznamo. Iskalni izraz (npr. Avtor: nina hribar AND Leto izida: 2005) lahko v splošnem določa več predmetov. V takšnem primeru z iskanjem podatkov iz iskalnega izraza v zapisih podatkov in z ugotavljanjem skladnosti odnosov med njimi z odnosi med iskalnimi podatki v iskalnem izrazu najdemo vse tiste zapise podatkov v bazi podatkov, ki zadostijo iskalnemu izrazu.

Zadetek iskanja je vsak tisti zapis v bazi podatkov, ki zadosti iskalnemu izrazu. Zadetki iskanja se uvrstijo v nabor zadetkov. Iz nabora zadetkov se zgradi seznam zadetkov, ki je urejen po izbranem kriteriju (npr. leto izida za zapise o publikacijah). Seznam zadetkov omogoča dostop do tistih zapisov podatkov, ki so v naboru zadetkov. Zadetki v seznamu zadetkov vsebujejo le del podatkov iz zapisov (npr. za vrste podatkov: identifikator, avtor, naslov vira, leto izida, založnik). Zadetek vsebuje tudi identifikator. To omogoča preprost dostop do zapisa.


Grafična predstavitev iskanja po bazi podatkov

Indeksi

Indeks je par, ki sestoji iz:

Indeksi so oblikovani iz:

Takšno oblikovanje indeksov je pogojeno s tehnologijo in vpliva na oblikovanje iskalnih izrazov.

Baza podatkov ima običajno več indeksov. Tako so imena avtorjev v indeksu avtorjev, naslovi oz. besede iz naslovov so v indeksu naslovov, ključne besede so v indeksu ključnih besed.

Iskanje po indeksirani bazi podatkov poteka podobno kot iskanje s pomočjo indeksa v knjigi. Vrednost identifikatorja določa zapis podatkov, v katerem je iskani podatek, v knjigi pa je vrednost identifikatorja številka strani, na kateri je podatek. Običajno je zapisov podatkov, v katerih je iskani podatek, več. Če je iskalni izraz le iskalni podatek, so ti zapisi podatkov že rezultat iskanja. Sicer je treba v iskanju upoštevati tudi druge iskalne podatke in odnose med njimi, kot so določeni v iskalnem izrazu.

Seznam zadetkov

V seznamu zadetkov je zapis iz baze podatkov predstavljen z osnovnimi identifikacijskimi podatki. V bibliografskih bazah podatkov se lahko osnovni identifikacijski podatki v zapisu razlikujejo glede na vrsto gradiva in največkrat so to:

Osnovne identifikacijske podatke običajno dopolnjujeta povezavi do:

Zadetki v seznamu zadetkov so oštevilčeni. Seznam zadetkov dopolnjujejo:

SSeznam zadetkov je razdeljen na spletne strani. Na eni spletni strani se običajno izpiše 10 zadetkov. Pri mnogih bazah podatkov je število zadetkov, ki naj se izpišejo na eni spletni strani, nastavljivo. Seznam zadetkov pregledujemo po spletnih straneh:

S seznamom zadetkov lahko izvajamo različne operacije.

  1. Seznam zadetkov lahko uredimo (npr. po datumih, po avtorjih, glede na tehtnost prispevkov).
  2. Seznam zadetkov lahko omejimo ali krčimo (npr. na celotna besedila, recenzirane prispevke, izbrane publikacije).
  3. Po seznamu zadetkov lahko tudi iščemo z iskalnikom za iskanje po njem.


Grafična predstavitev sestave seznama zadetkov

Zapis podatkov

Zapis podatkov vsebuje podatke iz zapisa v bazi podatkov, ki so za uporabnika zanimivi oz. potrebni. Kadar poteka iskanje po bibliografskih bazah podatkov ali bazah podatkov s polnimi besedili, govorimo o bibliografskem zapisu. Najosnovnejše vrste podatkov bibliografskega zapisa so navedene v nadaljevanju, vendar se nabor razlikuje glede na zapis po tipu gradiva (roman, serijska publikacija, slikovno gradivo …):

Bibliografske zapise lahko natisnemo, odpošljemo po elektronski pošti ali shranimo na svojem računalniku za nadaljnjo obdelavo (npr. za pripravo bibliografij).


1 International Standard Serial Number je mednarodna 8-mestna identifikacijska koda serijske publikacije.
2 Digital Object Identifier je identifikator, namenjen identificiranju digitalnih zapisov (intelektualne lastnine) v mrežnem okolju.
3 Accession Number je zaporedna številka bibliografske enote v knjižničnem katalogu.